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研究生学位档案编号及归档要求
来源:   作者:yjsc   点击数:   日期:2021-01-04   字体:【

关于进一步加强和改进研究生学位档案管理工作的通知

 

有关学院:

研究生学位档案是研究生学习期间的真实记录,是证明研究生获得学位的重要材料,研究生学位档案管理也是研究生教学管理的一项重要工作。为了进一步规范我校研究生学位档案管理工作,提高管理水平,特通知如下:

一、高度重视,进一步增强档案意识

研究生学位档案是研究生学习期间的真实记录,对研究生毕业后的就业、工作、学习等都将起到非常重要的作用,也是学校教学、科研、管理的重要资源。各学院应高度重视研究生档案工作,进一步增强档案意识,明确有关档案管理的法律、法规和工作要求,不断提高研究生档案管理水平。

二、认真落实,规范程序

(一)研究生学位档案整理工作由学校档案馆和研究生处统一组织,各二级学院具体负责,要求参见《山东中医药大学研究生学位档案立卷归档流程》(附件1),学位档案目录(附件2--11)和档案号由研究生处统一下发。

(二)各学院应指定专人负责本单位全日制统招硕士、博士研究生学位档案管理工作(长学制学生由其行政主管学院负责)。档案管理员应认真学习、领会档案管理的相关法规及业务规范,负责档案的整理归档、日常维护及交接工作。同等学力申请学位人员学位档案管理由研究生处负责,台港澳侨及外国留学生由国际教育学院负责。

(三)入档材料应真实、可靠、齐全。因学位档案材料较多,相关培养材料学院应注意认真审核,及时归档,按照研究生学位档案目录的要求,保证研究生毕业前入档材料齐全、规范,材料不全者,包括签字、盖章不完全者,入档前应按相关要求进行及时补充。其中,《研究生录取登记表》、《成绩表》等由研究生处统一转交各学院。

(四)因档案整理工作一般安排在研究生毕业前夕,时间紧,任务重,各学院应妥善、合理安排此项工作,可安排研究生学生干部按照《学位档案立卷归档流程》的要求协助完成,务必保证档案资料齐全、真实、规范。

(五)学校档案室负责对有关档案管理规定进行解读,并对各学院档案管理员进行培训。档案整理完成后,以学院为单位在学生离校前,经档案室审核同意后,填写《研究生学位档案移交目录》(附件13),办理移交手续,将学位档案移交档案馆存档。

 

附件1:山东中医药大学研究生学位档案立卷归档流程

附件28:各类别研究生学位档案目录

附件9:研究生人事档案目录

附件10:研究生学位档案移交目录

 

档案馆 研究生处  

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