关于进一步加强和改进研究生学位档案管理工作的通知

各有关学院：

研究生学位档案是研究生学习期间的真实记录，是证明研究生获得学位的重要材料，研究生学位档案管理也是研究生教学管理的一项重要工作。为了进一步规范我校研究生学位档案管理工作，提高管理水平，特通知如下：

一、高度重视，进一步增强档案意识

研究生学位档案是研究生学习期间的真实记录，对研究生毕业后的就业、工作、学习等都将起到非常重要的作用，也是学校教学、科研、管理的重要资源。各学院应高度重视研究生档案工作，进一步增强档案意识，明确有关档案管理的法律、法规和工作要求，不断提高研究生档案管理水平。

二、认真落实，规范程序

（一）研究生学位档案整理工作由学校档案馆和研究生处统一组织，各二级学院具体负责，要求参见《山东中医药大学研究生学位档案立卷归档流程》（附件1），学位档案目录（附件2--11）和档案编号由研究生处统一下发。

（二）各学院应指定专人负责本单位全日制统招硕士、博士研究生学位档案管理工作（长学制学生由其行政主管学院负责）。档案管理员应认真学习、领会档案管理的相关法规及业务规范，负责档案的整理归档、日常维护及交接工作。同等学力申请学位人员学位档案管理由研究生处负责，台港澳侨及外国留学生由国际教育学院负责。

（三）入档材料应真实、可靠、齐全。因学位档案材料较多，相关培养材料学院应注意认真审核，及时归档，按照研究生学位档案目录的要求，保证研究生毕业前入档材料齐全、规范，材料不全者，包括签字、盖章不完全者，入档前应按相关要求进行及时补充。其中，《研究生录取登记表》、《成绩表》等由研究生处统一转交各学院。

（四）因档案整理工作一般安排在研究生毕业前夕，时间紧，任务重，各学院应妥善、合理安排此项工作，可安排研究生学生干部按照《学位档案立卷归档流程》的要求协助完成，务必保证档案资料齐全、真实、规范。

（五）学校档案室负责对有关档案管理规定进行解读，并对各学院档案管理员进行培训。档案整理完成后，以学院为单位在学生离校前，经档案室审核同意后，填写《研究生学位档案移交目录》（附件13），办理移交手续，将学位档案移交档案馆存档。

附件1：山东中医药大学研究生学位档案立卷归档流程

附件2～8：各类别研究生学位档案目录

附件9：研究生人事档案目录

附件10：研究生学位档案移交目录

档案馆 研究生处